Release Notes

Postfach+: Integrierte Registrierung für die QES

Innerhalb der Postfach-Applikation haben Endkunden die Möglichkeit, Dokumente qualifiziert elektronisch zu unterschreiben. Das Onboarding für einen offenen Benutzerkreis gestaltete sich bisher als aufwendig, da sich die unterschreibende Person zunächst bei unserem Partnerunternehmen extern registrieren musste. Ab dieser Version ist das Registrierungsverfahren in die Postfach-Anwendung integriert. Dadurch können Personen mit vorhandenen Accounts ebenso unterschreiben wie Personen, die sich zunächst registrieren müssen.

LiveSignatur: Gekoppelte Geräte trennen

Die Anwender der eDocBox erhalten die Möglichkeit eine aktive Gastunterschrift bzw. Live-Signatur beenden zu können. Damit erleichtert die eDocBox die Aufnahme von mehreren Signaturen durch mehrere Personen innerhalb eines Webmeetings

Barrierefreiheit

Im Zuge der Barrierefreiheit haben wir essenzielle Maßnahmen umgesetzt, um die Nutzung für alle Anwendenden noch zugänglicher zu gestalten. Neben technischen Verbesserungen (u.A. für Screenreader) wurden konkrete Farbanpassungen vorgenommen, die das Kontrastverhältnis betreffen. Diese Änderungen soll die Lesbarkeit und Bedienbarkeit im Sinne der Barrierefreiheit deutlich verbessern.

Dokumentenmappe: Status-Filter der angelegten Vorgänge

Möglichkeit, die angelegten Vorgänge nach dem Status zu filtern. Dabei stehen in der ersten Ausbaustufe folgende Varianten zur Verfügung, die sich untereinander kombinieren lassen:

• In Bearbeitung
• Bereit für den Abschlus
• Erledigt
• Offline bereitgestellt

API: Launchen des Dialogs "Identitätserfassung"

Unseren Integrationskunden bieten wir ab sofort die Möglichkeit, Identitätsvorgänge und die Identitätserfassung zu integrieren. Dabei wird ein “Launch-Link” generiert, der wie die bekannten “Editor-Launch-URL” und “Main-Launch-URL” Methoden funktioniert und in eine Bestandssoftware angebunden bzw. angezeigt werden kann.

Steuerung der Offline Bereitstellung und Vorgangsanlage

NEUE Vorgangstypen stehen standardmäßig nicht länger automatisch zur Offline-Funktionalität zur Verfügung und müssen in den Vorganstypeinstellungen freigeschaltet werden.

Postfach per SMS: Individueller SMS-Text

Möglichkeit, individuelle SMS-Texte für den Versand der Postfächer zu hinterlegen. Zudem wird die Zeichenbeschränkung einer SMS angehoben - bei längeren Texten können bis zu 3 SMS verschickt werden, die beim Empfangsgerät als eine SMS angezeigt wird.

App Schutzeinstellungen in der Dokumentenmappe

Die Sperre bewirkt, dass nach der einer definierten Zeitspanne die Apps entweder mit einer PIN oder der Biometrie des Endgeräts (Fingerabdruck, Face-ID etc.) entsperrt werden müssen.

Konfiguration Offline-Funktion je Vorgangstyp

Bei der Anlage eines neuen Vorgangtypen müssen diese proaktiv für Offline-Anlage und Bereitstellung freigeschaltet werden.

Know Your Customer - GwG konforme Identitätserfassung

Über die eDocBox und den Personen-Ident-Service können anwendende Personen die Identität anderer Personen einholen und feststellen. Der Prozess liefert ein unveränderbares, signiertes Protokoll zur Identitätserfassung, in welchem die ausgelesenen Personalausweisdaten der zu identifizierenden Person enthalten sind. eDocBox unterstützte, GwG-konforme IDent-Verfahren sind dabei das "AusweisIDent – Vor Ort Auslesen / CAN Verfahren" und "AusweisIDent Online / fernIDent – PIN Verfahren".

API: Sperrung der Bearbeitung von Formularfeldern ermöglichen

Innerhalb der API können Dokumente jetzt so zur Bearbeitung freigegeben werden, dass ausschließlich Unterschriften erlaubt sind

Vorgangshistorie um fehlgeschlagene E-Mails erweitern

In der Vorgangshistorie werden alle Aktionen und der Lebenszyklus eines Vorgangs dokumentiert. Diese wurde nun dahingehend erweitert, dass bestimmte fehlgeschlagene E-Mails erfasst werden.

API: Einrichtungsart (Mail/Link/SMS) der external Shares erweitert

Über die API eingerichtete Shares können jetzt per LINK, SMS und MAIL verschickt bzw. generiert werden. Dieser Prozessschritt war zuvor nur per GUI möglich.

API: Signaturfeldnamen und Eigenschaften ändern

User können damit beispielsweise technische Signaturfeldnamen bequem per API ändern, um den signierenden Personen einen sprechenden Namen zu präsentieren.

Seitenübergreifende Signaturreihenfolge

Anwendern der eDocBox ist es ab der neuen Version möglich, eine seitenübergreifende Signaturreihenfolge festzulegen. Diese gibt vor, in welcher Abfolge die Signaturen innerhalb einer PDF-Datei zu leisten sind. Zudem kann die Signaturreihenfolge erzwungen oder als optionale “Empfehlung” eingestellt werden.

Erweiterung der qualifizierten elektronischen Signatur

Um eine qualifizierte elektronische Signatur einer dritten Person einzuholen, musste bisher für jede einzelne Person ein Postfach erstellt werden. Mit der neuen Version kann eine qualifizierte elektronische Signatur von mehreren Personen während einer “Live-Session” - bspw. einem Webmeeting - eingeholt werden.

Allgemein

• IP-Adresse kann in der Vorgangshistorie erfasst werden
• Ausrichtung innerhalb von Textfeldern (Links - Mitte - Rechtsbündig) wird unterstützt
• Werkzeugkasten- und API-Erweiterung zur Darstellung der Signaturreihenfolge

QES mit Signatur-Schriftzug

Qualifizierte elektronische Signaturen können zukünftig mit einem Abbild der Unterschrift der signierenden Person erfolgen.
Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist die Freischaltung der QES Funktion und der Einsatz des eDocBox Adressbuchs (zukünftig "PID" genannt). Zudem kann ein eigener QES Stempel statt des Faksimile je Server-Instanz hinterlegt werden.

Identitätsprovider

Je Systemmandant kann konfiguriert werden, ob ein Systemmandant eDocBox als Identitätsprovider nutzen kann. Voraussetzung ist der Einsatz des Adressbuchs / PID, der über die Standard-Lizenz der eDocBox hinausgeht und nachlizensiert werden muss.

Allgemein

• Die Vorgangstypattribute wurden um statische / feste Werte erweitert
• Im Rahmen des neuen Personen-Ident-Services wird die Identität eines Postfach-Kontakts angezeigt
• Das Adressbuch wurde um ein Identitätserfassungs-Modul erweitert und ist fortan der Personen-Ident-Service

Multi-Postfach

Die eingerichteten Vorgänge und Postfächer an identische Empfänger können zukünftig zusammengefasst werden. Die Postfach-Links und die PIN's bleiben dadurch übergreifend gleich, sodass die Empfänger bequem über einen Link und optional einen PIN eine Gesamtübersicht aller geteilten Vorgänge erhalten und diese bearbeiten können.

Allgemein

• Benutzeraccount bei wiederholten Passwortfehleingaben sperren
• Online-Dokumentation und Abruf des Integrations-/API-Handbuchs
• Konfigurierbares SessionTimeout (Länge) und Timer in der UI

Vorgangstypen

• Erweiterung der automatischen Vorgangserledigung

API

• Startzeitpunkt der Erinnerungen an offene Postfach-Teilungen erhöht
• Erweiterung der Main-Launch-URL um eine automatische Weiterleitung

Serveradmin / On Premise

• Sperrung der internen Anmeldung bei Verwendung externer Userstores

Allgemein

• Änderung der Loginseite von login.jsp auf login.html
• Verbessertes Handling von fehlerhaften PDF's

Vorgangstypen

• Möglichkeit zum automatisierten Versand der Vorgangshistorie via Mail

Editor

• Nutzerführung durch den Navigator im mobilen Prozess verbessert

API

• Vorbereitungen zur Verfügungsstellung einer Online-Dokumentation
• Erinnerungen an offene Postfach-Teilungen auslösen/versenden
• Dokumente per FES (EUTL-Siegel erforderlich - nur für juristische Personen) oder EES (Faksimile) siegeln (hierfür fallen ggf. Zusatzkosten an)

Serveradmin & Reseller

• Zwei-Faktor-Authentifizierung für personalisierte Serveradmin-Zugänge (SMS)

Allgemein

• SMS: Statusanzeige und Versandprotokoll für User & Admins
• Ein- und Ausblenden der Vorgangsübersicht

Postfach+

• E-Mail Benachrichtigung bei Verwendung der Notizfunktion

Editor

• PDF Permissions steuern User-Berechtigungen

Serveradmin & Reseller

• Personalisierte Zugänge als Serveradmin (onPremise)
• Identität eines Systemmandanten wird nachvollziehbar und verbindlich erfasst

Allgemein

• Erweiterung der internen Benachrichtigungen um Link zum Vorgang
• Erweiterung der Vorgangshistorie um:
•  

- PIN-Schutz Versand
- Individuelle Nutzungsbedingungen
- Bestätigungsdialog im Unterschriftendialog

Postfach+

• Möglichkeit zur Erstellung von Teilungen per Link und SMS

Serveradmin

• Versand einer Email bei Anlage eines neuen Reseller Customers
• Log Konfiguration als Serveradmin
• Anbindung der Reporter-Micro-Services

Allgemein

• Vorbereitungen zum angekündigten Providerwechsel & URL-Umstellung

Server-/Reselleradministration

• verbesserte Übersicht bzgl. genutzter/verfügbarer User-Lizenzen

API

• Send E-Mail with Businesscase-Documents as Attachment

Postfach+

• Individueller Text für "Bestätigen"-Button und Buttonunterschrift
• Verbesserungen am responsiven Layout
• Unterstützung des Dokumentenuploads auf mobilen Endgeräten

API

• Labels (categories) for BusinessCase APInt

Postfach+: E-Mail-Betreff und Inhalt jeder Mail individualisieren

• Einladungsmail bei Einrichtung des Postfachs
• Erinnerungsmail zum bestehenden Postfach
• Abschlussmail zum erledigten Postfach – inkl. der unterschriebenen Dokumente
• Statusmail, wenn ein Postfach gelöscht wurde
• Statusmail, wenn ein Postfach abgelaufen ist
• Statusmail, wenn die “Rückfrage”-/Chat-Funktion im Postfach verwendet wurde

Vollständige Protokollierung der Administration & Änderungen

Änderungen an jeglichen Einstellungen werden in einer Historie erfasst.
Damit können Administrator*innen zu jeder Zeit nachvollziehen, welche Personen Änderungen vorgenommen haben.

Reseller

• Möglichkeit zur Konfiguration und Nutzung eigener SMS-Dienstleister

Editor

• Neue Signaturform: Unterschrift per Tastatureingabe (EES)

E-Mail & Postfach - Vollständige Verschlüsselung aller E-Mail PDF Dateianhänge

Bisher war es ausschließlich möglich, Dokumente der Einladungsmail als Dateianhang zu verschlüsseln. Um einen vollständigen DSGVO-konformen Prozess abbilden zu können, wurde die Verschlüsselung im Mailverkehr auf alle E-Mail-Anhänge erweitert.

Im Detail bedeutet das, dass neben den Dokumenten der Postfach E-Mail Einladung jetzt auch folgende Dateianhänge verschlüsselt werden können:

• Dokumente, die den Endkunden nach Abschluss des Postfachs zugestellt werden
• Dokumente, die aus dem Vorgangs-Menü per E-Mail versandt werden
• Dokumente, die nach Erledigung des Vorgangs zugestellt werden

Dokumentenmappe

• Verbesserter Dokumentenupload & Dokumentenübersicht

API

• Parameter "EncryptDocumentsInMailAttachment" wird abgekündigt

Editor

• Optionsfelder (RadioButtons) können hinzugefügt und bearbeitet werden
• Ortserfassung und Bestätigungsdialoge für Signaturfelder

Dokumentenmappe

• Mehrfachauswahl von Dokumenten beim Upload

API

• Überschreiben der Signaturfelder beim Launchen des Editors
• Upload von passwortgeschützten Dokumenten

Weiteres

• Erweiterung des SMS Dienstleisters "Twilio"

SMS

• Ländervorwahl per Default bestimmen
• Änderungen und Verbesserungen am Format der "Telefonnummer"

Postfach+

• 2-Faktor-Schutz (PIN/Passwort):
  Kann jetzt aktiv von Endkunden im Postfach angefordert werden

Editor - Allgemeine Verbesserungen

• Betriebsarbeiten & Anpassung am Fehlerhandling

API

• Dokumentenreihenfolge und Anordnung über Index bestimmen
• Erweiterungen am SMS-Dienstleister "Twilio"

Weiteres

• Betriebsarbeiten und Verbesserungen am Adressbuch

Adressbuch (externe Anwendung - separate Lizenz erforderlich)

Das Adressbuch ist eine neue, von der eDocBox losgelöste Applikation.
Der Funktionsumfang der eDocBox wird wie folgt erweitert:

• Bei der Anlage von Vorgängen können Kontakte befüllt und gepflegt werden
• Automatische Übermittlung der Postfächer in das Adressbuch
• Kontaktauswahl während der Einrichtung von Postfächern

Postfach - Verbesserung Responsive Design

• Neues Design zur Anzeige des Postfachs auf Smartphones
• Bewertungen und Feedback via "eKomi" einholen

Editor - Allgemeine Verbesserungen

• Betriebsarbeiten & Anpassung des Fehlerhandlings

API

• Export der Vorgangshistorie als PDF statt XML
• Neue Filterfunktionen: Filterung nach "externalId"

Weiteres

• Reseller: Erweiterung der Kundenadministration per GUI
• Certifying Signature:
  → Dokumente nachträglich durch ein Zertifikat siegeln lassen

Postfach - Verbesserung Dokumentendownload

• Kombination aus Empfangsbestätigung und Unterschrift
• Zugriff auf bereits abgeschlossene Postfächer möglich
• Dateiformat des Downloads (.zip // .pdf) konfigurierbar

Editor - Verbesserung der Navigation

• Allgemeine Betriebsarbeiten
• Vorbereitung: RadioButtons via Werkzeugkasten

API

• Checkboxen und RadioButtons via Keyword einfügen
• Beta-Funktion: Checkboxen und RadioButtons via API-Request einfügen
• Verbindungsstatus des Signaturpads abfragen
• Mehrere Vorgänge per Bulk-Funktion abfragen

Sonstiges

• Dokumetenupload ist jetzt auch in der iOS App möglich
• Lizenz-Handling: Unterscheidung in Demo-(Preview) und Produktivumgebung

Dokumentenmappe

• Grafisches Feedback zum Bearbeitungsstatus (Ampelsystem)
• Neuer Attributtyp: Kontakt

Editor

• Unterstützung der Schriftgröße "Autosizing"
• Textfelder unterstützen "Bildlauf deaktivieren" und
  "Text auf sichtbaren Bereich begrenzen"
• Infomeldung bei Nutzung veralteter Browser (z.B. Internet Explorer 11)

API

• Zielsprache einer Launch-URL kann mitels Parameter bestimmt werden
• API Versionen kleiner als v.1.36 werden abgeschaltet
• Benachrichtigungsservice Aufrufe separat konfigurierbar

Sonstiges

• Allgemeine Übersetzungsarbeiten

Allgemein

• Mehrsprachigkeit auf der Postfach+ Applikation
• E-Mailbenachrichtigungen können separat aktiviert werden:
  • Interne Benachrichtigungen
  • Postfach+ Benachrichtigungen
  • Vorgangsbenachrichtigungen

API

• Benutzersprache kann über das API definiert werden
• Benutzersprache kann für oAuth-Provider definiert werden
• Reseller API 2.0

Sonstiges

• Allgemeine Übersetzungsanpassungen

Allgemein

• Konfiguratives Ein-und Ausblenden diverser grafischer Vorgangsinformationen
• Neue Berechtigungen für API und Weboberflächen-Nutzer

Benutzerdaten

• Mehrsprachigkeit und individuelle Sprachausgabe in der eDocBox

Postfach

• Erweiterterungen auf Vorgangstypebene um:
  • Individueller PIN-Schutz je Vorgangstyp
  • Individuelle, automatische Erinnerungen an Vorgänge/Unterschriften
  • Link zu einem eigenen Impressum
  • Bezeichner und Titelunterschrift der Oberfläche „Postfach+“
  • Individueller Einladungs,- Willkommens- und Verabschiedungstext

Sonstiges

• Allgemeine Betriebs- und Wartungsarbeiten

Allgemein

• Unterstützung einer plattformübergreifenden Anmeldung durch "OAuth2"
• Unterstützung per "Schlüsselwort" gesetzter Formularfelder im Upload

Editor

• Erweitertes PDF-Handling:
  Fehler in der PDF Datei werden dem Nutzer zur Korrektur angezeigt

Sonstiges

• Allgemeine Betriebs- und Wartungsarbeiten

Sicherheit

• Weiterleitungen auf (eigene) Domains müssen in eine Whitelist eingetragen werden

Postfach+

• Limitierung der möglichen Teilungen pro Vorgang auf 10 Stück

SMS

• Unterstützung des SMS Providers Twilio per PlugIn

Sonstiges

• Allgemeine Betriebs- und Wartungsarbeiten

Allgemein

• Compliance Schalter um automatische Vorgangserledigung einzuschränken:
  - Abgelaufene Postfächer werden nicht automatisch gelöscht

E-Mail

• Anpassung des E-Mail Absendernamens beim eigenen SMTP-Server

API

• Live Signatur: Detection Page kann Gastdevice verbinden

Allgemein

• Erweiterung der Vorgangshistorie:
  - Historie kann als PDF gedownloadet werden
• Compliance Schalter um Benutzerrechte einzuschränken:
  - Benutzer können Vorgänge nicht löschen
• Erweiterung des eDocBox Benachrichtigungsservices um zwei neue Events:
  - Signatur in einer Teilung
  - Abschluss einer Teilung

Postfach+

• Konfigurierbare Erinnerungsmail wenn Teilung noch nicht bestätigt wurde
• Compliance-Schalter um Postfach+ Usern das Entfernen von Signaturen zu erlauben

Sicherheit

• Verbindungslink kann über zweiten Faktor geschützt werden

Editor

• Live-Signatur-Modus kann als Startmodus konfiguriert werden
• Live-Signatur-Modus kann als "ausschließlicher" Modus gestartet werden
• Signaturfelder können dokumentenunabhängig hinzugefügt werden

Postfach+

• Textuell anpassbares PopUp bei Dokumentenabschluss
• Benachrichtigungsmail bei Ablauf einer Postfach+ Teilung

SMS

• Mapping eines Vorgangsattributes in den SMS Text

Editor

• Redesign der Signatur-Modi
• Redesign der Gast-/Live Signatur Auswahl
• Supportende des "Alten Editors"

Sicherheit

• Benutzer QR-Code Anmeldung erfordert Passwort-Eingabe

Umsetzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES)
Die eDocBox ermöglicht nach erfolgreicher Lizenzierung die Abgabe und das Einholen einer qualifizierten elektronischen Signatur

Allgemein

• Konfiguration eines Password-Generation-Services

Editor

• Next Generation Editor ist per Default aktiviert

Postfach+

• Kopie an Besitzer des Vorganges senden

Entwicklung neuer Tools: Word Add-In
Über ein lizenzpflichtiges Tool können Sie Ihre Word-Dokumente direkt aus der Anwendung in die eDocBox hochladen. Das Word-Dokument wird automatisch in ein bearbeitbares PDF konvertiert

Editor

• Automatische Speicherung nach jeder Signatur

Postfach+

• Ergänzung der Vorgangshistorie um sequentielle Teilungen